7 Jenis Pekerjaan Yang Tidak Disadari Menghabiskan Waktu

Dalam kehidupan sehari-hari, ternyata banyak sekali jenis pekerjaan yang tidak disadari menghabiskan waktu produktif kita pada saat melakukan pekerjaan, baik itu sebagai karyawan kantoran atau sebagai seorang pebisnis.

Jenis pekerjaan ini sering kita lakukan tanpa kita sadari, karena biasanya merupakan bagian dari suatu pekerjaan besar yang harus kita selesaikan. Jenis pekerjaan ini biasanya memberikan kontribusi yang tidak terlalu besar terhadap hasil dari pekerjaan kita, namun jika tidak dikerjakan malah dapat menimbulkan masalah yang bisa menjadi besar, disamping waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut juga cukup banyak.

Baik itu profesi sebagai seorang karyawan atau sebagai seorang pebisnis pastinya pernah mengalami kondisi yang namanya kewalahan. Banyak pekerjaan yang harus diselesaikan namun setelah satu persatu dikerjakan kok sepertinya pekerjaan tersebut tidak ada habisnya, padahal waktu yang kita habiskan untuk menyelesaikan sebagian pekerjaan tersebut sudah cukup banyak, bahkan kadang sampai harus lembur.

Namun di sisi lain, kita juga melihat sebagian orang dengan beban kerja yang sama dapat menyelesaikan pekerjaannya tanpa harus lembur dan tanpa merasa kewalahan, dan sepertinya sangat efisien dalam melakukan pekerjaan mereka. Kok bisa?

Agar tidak merasa kewalahan kita harus pandai mengatur waktu. Kita harus melakukan analisa lebih dalam terhadap semua pekerjaan yang kita lakukan dan bagaimana kita menggunakan waktu kita sehari-hari selama ini.

Jika kita merasa selalu kewalahan setiap hari, mungkin kita sudah terjebak melakukan beberapa atau seluruhnya dari 7 jenis pekerjaan yang tidak disadari menghabiskan waktu berikut ini:

1. Banyak melakukan pekerjaan administrasi.
Melakukan pekerjaan adminstrasi atau pekerjaan klerikal memang banyak menghabiskan waktu. Pekerjaan rekonsiliasi data adalah salah satu pekerjaan yang paling sering muncul dalam setiap jenis pekerjaan, dan juga yang paling banyak menghabiskan waktu.

Jika kita seorang pimpinan perusahaan atau seorang pebisnis yang dituntut untuk selalu berpikir kreatif dan strategis, tentunya akan melihat pekerjaan administrasi seperti ini adalah sebagai pekerjaan yang membosankan dan tidak memberi kontribusi yang besar bagi perkembangan bisnis.

Dan jika dilakukan dalam jangka panjang akan membuat pikiran kreatif dan strategis mereka menjadi tumpul, karena seringnya sebagian besar waktu mereka digunakan untuk melakukan pekerjaan yang menjadi rutinitas, melakukan pekerjaan yang sama berulang-ulang.

Jika mengalami hal ini, sebaiknya kita mulai berpikir untuk memilah-milah pekerjaan mana yang memang harus kita lakukan sendiri, dan pekerjaan mana yang bisa dan perlu kita delegasikan, baik itu ke tim kerja kita atau mempekerjakan atau menyewa pihak ketiga yang memang khusus melakukan pekerjaan administrasi.

Menyewa pihak ketiga memang terlihat mengeluarkan biaya lagi untuk pekerjaan yang sebenarnya bisa kita lakukan sendiri, namun jika kita bandingkan dengan berapa banyak waktu kita yang habiskan dalam melakukan pekerjaan tersebut dan kesempatan menggunakan waktu tersebut untuk mengembangkan bisnis kita, tentunya keputusan ini akan memberikan nilai tambah yang lebih tinggi bagi bisnis kita namun dengan biaya yang lebih murah, jika dibandingkan dengan nilai potensi kemajuan bisnis kita yang hilang.


2. Banyak menunda pekerjaan singkat dan mudah.
Pekerjaan singkat dan mudah itu adalah pekerjaan yang hanya membutuhkan waktu beberapa menit saja untuk menyelesaikannya, yaitu seperti menjadwalkan pertemuan dengan klien, follow up prospek, membayar tagihan lewat e-banking, atau membalas email yang tidak memerlukan persiapan data. Pekerjaan-pekerjaan yang seperti ini adalah pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan segera.

Menunda pekerjaan-pekerjaan yang hanya membutuhkan waktu penyelesaian singkat dan tidak sulit dalam mengerjakannya adalah kebiasaan yang biasa dilakukan oleh para pebisnis. Mereka berpikir bahwa pekerjaan yang penting untuk dilakukan lebih dulu adalah pekerjaan-pekerjaan yang memiliki tingkat kesulitan tinggi dan membutuhkan waktu yang tidak sedikit.

Namun pada akhirnya, pekerjaan-pekerjaan singkat dan mudah tersebut menjadi terbengkalai dan terlupakan, yang akhirnya membuat kita harus mengerjakannya dalam waktu yang lebih lama dari yang seharusnya karena masalah yang ditimbulkan dari penundaannya tersebut.


3. Banyak mengurus tim kerja yang tidak mandiri.
Banyak pebisnis yang menghabiskan waktunya yang berharga hanya untuk mengurus tim kerja yang dimilikinya. Dia selalu melakukan pengawasan dan memastikan bahwa tim kerjanya melakukan pekerjaannya dengan benar dan tepat sesuai arahannya.

Jika dia harus selalu memberi arahan kepada tim kerjanya setiap waktu di dalam setiap aspek dalam pekerjaan mereka dan mereka tetap tidak membuat suatu kemajuan berarti dengan berhasil bekerja secara mandiri (tanpa selalu diberi arahan dan terus diingatkan), maka sebaiknya dia meninggalkan mereka.

Memang kelihatannya kita menerapkan gaya kepemimpinan yang keras, namun meninggalkan orang-orang yang memperlambat gerak dan kemajuan bisnis kita adalah sebuah solusi dan keputusan terbaik untuk bisnis kita.

Makin lama mempertahankan orang-orang seperti ini akan menghabiskan waktu dan energi kita, serta makin lama makin dapat memancing emosi kita yang akhirnya dapat mengacaukan pikiran dan tindakan kita yang seharusnya berpikir kreatif dan strategis.


4. Banyak mengurus masalah-masalah kecil (fire-fighting).
Dalam melakukan pekerjaan, kita sering dihadapkan pada masalah-masalah kecil yang perlu diselesaikan. Kadang masalah-masalah kecil ini adalah masalah yang baru muncul, dan kadang adalah masalah-masalah kecil yang selalu muncul berulang kali.

Masalah-masalah kecil ini tidak terlalu sulit untuk diselesaikan, namun masalah-masalah kecil ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit dalam penyelesaiannya, dan terkadang jumalah masalah-masalah kecil yang datang setiap harinya juga tidak sedikit.

Untuk menghindari masalah-masalah kecil yang terus muncul berulang kali, kita harus mengalokasikan waktu khusus untuk membuat strategi dan mencari solusi agar masalah-masalah kecil tersebut tidak muncul kembali. Untuk masalah-masalah yang baru muncul, jika memang masih bisa didelegasikan penanganannya, maka delegasikanlah.

Disini sangat diperlukan tim kerja yang solid dan memiliki kemampuan bekerja secara mandiri. Jika tidak memungkinkan juga, maka setidaknya kita harus bisa mengalokasikan waktu untuk melakukan pekerjaan kreatif dan strategis setiap harinya, disamping menyelesaikan masalah-masalah kecil tersebut, dengan demikian akan membuat kita tetap fokus pada tujuan kita.


5. Tidak memiliki strategi dalam penggunaan media sosial.
Sebagai pebisnis masa kini, ataupun seorang karyawan yang bekerja di bagian pemasaran, kita sangat mengetahui pentingnya peran media sosial dalam melakukan pemasaran produk, jasa, dan atau peluang bisnis pada zaman sekarang. Saat ini pemasaran melalui media sosial menjadi lebih efektif dibanding melakukan pemasaran di media cetak atau media televisi.

Membatasi waktu kita untuk aktif di media sosial setiap harinya mungkin akan memberikan waktu produktif lebih pada pekerjaan-pekerjaan lain yang tidak berkaitan secara langsung dengan pemasaran di media sosial.

Namun jika kita tidak memiliki rencana permainan (game plan) dalam menggunakan media sosial sebagai salah satu strategi pemasaran kita, maka waktu 30 menit pun kita aktif di media sosial akan termasuk sebagai pekerjaan yang hanya membuang-buang waktu.

Kita harus memahami kenapa kita butuh media sosial sebagai salah satu strategi pemasaran kita, dan hasil seperti apa yang kita harapkan jika strategi pemasaran tersebut berjalan dengan lancar.


6. Tetap menggunakan strategi dan cara yang sudah terbukti tidak berhasil.
Sebagian besar para pebisnis pemula sering sekali salah mengartikan kata ketekunan dan konsitensi dalam berbisnis. Mereka kadang masih mengandalkan strategi dan cara-cara lama yang sudah terbukti tidak berhasil atau tidak memberi kemajuan yang signifikan terhadap bisnisnya.

Mereka berpikir bahwa hal ini adalah hanya masalah waktu. Mereka sering berpedoman pada kata-kata bijak yang mengatakan bahwa selama kita tekun dan konsisten mengerjakannya maka hasil yang kita inginkan akan tercapai.

Sebenarnya disinilah yang membedakan para pebisnis sukses dengan yang belum sukses. Yang membedakan adalah bekerja cerdas, bukan hanya bekerja keras.

Jika kita melihat bahwa kemajuan bisnis kita tidak memperlihatkan perkembangan yang berarti dalam waktu yang cukup lama atau tidak sesuai dengan target yang ditetapkan, maka mulailah menganalisa, mulailah mengevaluasi, dan mulailah melakukan tolak ukur (benchmarking).

Temukan orang-orang yang menjalankan bisnis yang sama namun bedanya mereka memiliki kemajuan yang pesat dalam bisnisnya. Cari tahu apa yang membuat bisnis mereka maju pesat sementara bisnis kita tidak memperlihatkan kemajuan yang berarti. Cari tahu apa yang mereka lakukan namun kita tidak melakukannya.

Tanyakan dengan jujur pada diri sendiri, kenapa?
Apakah karena kita kurang kreatif dalam membuat strategi dan cara-cara menjalankan bisnisnya?
Apakah ini waktunya saya harus meninggalkan strategi dan cara-cara lama yang tidak berhasil, dan mulai menggantinya dengan strategi dan cara-cara baru yang mungkin bisa berhasil?

Jawablah dengan jujur dan buat keputusan segera sebelum bisnis kita terjun bebas.


7. Mengulangi pekerjaan yang sama berulang-ulang.
Disinilah peran komunikasi pemasaran (marketing communication) sangat besar dalam strategi pemasaran yang efektif dan efisien. Berkomunikasi dan memiliki respon yang cepat dalam menanggapi pertanyaan prospek adalah suatu pekerjaan yang penting dalam melakukan pemasaran dan atau penjualan.

Namun jika kita harus menanggapi hal yang sama berulang-ulang untuk masing-masing prospek yang berbeda, maka apa yang kita kerjakan ini tergolong pekerjaan yang menghabiskan waktu dan energi yang banyak namun tidak memberikan nilai tambah yang signifikan terhadap bisnis kita.

Belajarlah membuat suatu catatan yang berupa template atau halaman di Blog yang berisikan tentang pertanyaan-pertanyaan yang sering ditanyakan beserta jawabannya (Frequently Asked Questions – FAQ).

Jadi jika suatu saat ada pertanyaan-pertanyaan yang sama yang ditanyakan oleh prospek-prospek yang berbeda kepada kita, kita tinggal menggunakan catatan tersebut untuk menjawabnya, dibanding harus menulis dari awal jawaban untuk setiap pertanyaan yang perlu kita respon. Tentunya dengan cara seperti ini kita akan menghemat waktu dan energi yang kita gunakan, sehingga bisa kita alokasikan kepada pekerjaan-pekerjaan yang lebih kreatif dan strategis.

Waktu adalah suatu rezeki yang diberikan oleh Tuhan kepada kita secara cuma-cuma, namun sesungguhnya waktu memiliki nilai yang sangat tinggi dalam kehidupan kita, karena waktu yang sudah hilang tidak pernah dapat kita kembalikan lagi. Maka bijaklah dalam menggunakan waktu kita.

Jika kita adalah seorang karyawan yang bekerja di suatu perusahaan, tentunya memahami sekali bahwa perusahaan tempat kita bekerja memberi kita gaji sebagai kompensasi atas waktu kita yang berharga yang kita berikan pada perusahaan untuk mewujudkan impian mereka.

Namun bagi seorang pebisnis, waktu berharga yang mereka miliki, mereka gunakan sendiri untuk mewujudkan impian mereka sendiri. Disini kita bisa melihat bagaimana waktu itu sangat berharga dan bernilai bagi orang-orang yang tahu bagaimana memanfaatkan waktu dengan baik untuk mewujudkan impiannya dan mencapai tujuannya.

Demikianlah 7 jenis pekerjaan yang tidak disadari menghabiskan waktu produktif kita setiap hari. Mudah-mudahan dapat membantu teman-teman dalam menganalisa dan mengevaluasi kembali daftar pekerjaan hariannya, menyusun kembali prioritas pekerjaannya, sehingga bisa lebih mengoptimalkan waktu yang tersedia untuk pekerjaan-pekerjaan yang lebih memberikan kontribusi besar bagi keberhasilan pencapaian tujuan.

Detty Indriana
Senior Gold Director Oriflame Indonesia
Whatsapp 08129897914
SMS | Telp 08129897914
Linkedin : http://id.linkedin.com/in/dettyindriana
Inbox Facebook : https://www.facebook.com/dettyindriana1